Keeplio Oy ja Omaisuus.com tietosuojaseloste
Tämä seloste on voimassa 5.6.2025 lähtien.
Noudatamme henkilötietojasi käsitellessämme tarkoin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muuta tietosuojalainsäädäntöä, ja pyrimme aina toimimaan hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti, sekä tietoturvallisesti. Meille on ensiarvoisen tärkeää, että tiedot pysyvät turvattuna ja, että tiedot ovat käytettävissä silloin kun niitä tarvitaan.
Tämä tietosuojaseloste kuvastaa miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme henkilötietoja Omaisuus.com järjestelmässä, sekä Keeplio Oy:n liiketoiminnassamme yleisesti.
2 Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn tarkoitukset
Keräämme ja käytämme henkilötietojasi vain seuraavia, erikseen määriteltyjä tarkoituksia varten. Näet alta myös listan niistä henkilötietotyypeistä, joita kutakin tarkoitusta varten käsitellään. Osa käsitellyistä henkilötiedoista voidaan luokitella erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluviksi.
Omaisuuden hallintaan, sijaintiin, yksilöintiin, myymiseen, luovuttamiseen liittyvät tiedot (Omaisuus.com):
Nimi ja yhteystiedot
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Järjestelmien käyttöoikeudet, käyttäjätunnukset ja mahdolliset lokitiedot
Omaisuuden sijaintitieto koordinaatteineen
Valokuva ja video- tallenteet
Luottokorttinumero tai muut maksu-/laskutustiedot
Asiakas ja yhteistyökumppaneiden tiedot, yhteydenottojen käsittely
Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Yhteydenottoviestissä mahdollisesti annetut henkilötiedot
Tuote- ja palvelukehitys
Analytiikka- tai tilastotietoja voidaan käyttää palveluiden ja prosessien kehittämiseen.
3 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että kaikki henkilötietojen käsittely pohjautuu johonkin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen oikeusperusteeseen. Käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:
Sopimus
Palvelusopimukseen liittyvien velvoitteiden ja tehtävien toteuttaminen on tärkeimpiä oikeusperusteita, joiden nojalla käsittelemme henkilö- ja omaisuustietojasi. Palvelusopimuksen hyväksyminen antaa suostumuksen myös henkilötietojen käsittelyyn.
Suostumus
Tietyissä tilanteissa käsittelemme henkilötietojasi vain, mikäli saamme sinulta etukäteen nimenomaisen suostumuksen. Tällainen tilanne voi olla mm. anastetuksi ilmoitetun omaisuuden järjestelmän omistajatiedot ilmoitetaan anastetun omaisuuden löytäjälle, viranomaiselle, vakuutusyhtiölle, sekä tuotteen palauttamiseksi tai toimitettavaksi takaisin omistajalleen, sekä mahdolliset löytöpalkkiot.
Uutiskirjeiden tilauksiin liittyvä henkilötietojen käsittely.
Voit itse peruuttaa suostumuksesi verkkopalvelussa.
Oikeutettu etu
Nettisivujen kautta tehtyjen yhteydenottojen käsittelyyn, sekä sisäiseen viestintään liittyvä henkilötietojen käsittely.
Lakisääteinen velvoite
Henkilötietojen käsittely voi perustua lainsäädännön asettamaan velvollisuuteen. Esimerkiksi verotusta, viranomaistoimintaa ja taloushallintoa varten tarvittavien tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi, rekisteröityessäsi käyttämään Omaisuus.com-palvelua (kuluttaja-asiakkaat).
Henkilötietoja voidaan kerätä myös yhteydenottojen, sekä asiakasrekisterin ylläpitämiseksi (yritys- ja yksityisasiakkaat).
5 Rekisterinpitäjän ja tietojenkäsittelijän roolit
Omaisuus.com- järjestelmä toimii alustana ja samalla henkilötietojen käsittelijänä, mihin jokainen rekisteröitynyt käyttäjä itse ylläpitää ja tuottaa rekisteritietoa omaisuudestaan, asioista tai tavaroistaan.
Keeplio Oy ei toimi rekisterinpitäjä muiden kuin ylle eriteltyjen (kohta 2, asiakasrekisteri, käyttöoikeudet) henkilötietojen osalta, joita se tallentaa järjestelmän toiminnallisuuksien vuoksi.
Vastuu rekisterissä olevien tuotteiden, tavaroiden ja asioiden, tietojen, ja niihin liitettävien lisätietojen oikeellisuudesta kuuluu henkilölle tai yhteisölle, joka tiedot ovat rekisteriin tallentaneet. Tällöin he toimivat rekisterinpitäjien roolissa Omaisuus.com järjestelmään tuotujen omaisuus ja asiatietojen osalta.
Omaisuus.com tai Keeplio Oy ei itse rekisterinpitäjänä tallenna, eikä suosittele tallennettavaksi järjestelmään mitään sensitiiviseksi luokiteltavaa henkilötietoa, kuten esimerkiksi sairaus-terveystietoja, taloudellisesta asemaa tai ulosottoon liittyviä tietoja.
6 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti, emmekä esimerkiksi myy, vuokraa tai muutenkaan tarpeettomasti paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille.
Omaisuuden myynti- ja luovutustilanteissa henkilötietojasi voidaan luovuttaa omaisuuden uudelle omistajalle suostumuksellasi (luotettava kauppapaikka, tunnistettu omistajuus).
Antamasi suostumuksen perusteella henkilötietojasi voidaan luovuttaa myös vakuutusyhtiöille, rahoituslaitoksille, koneiden- tai laitteiden maahantuojille, jälleenmyyjille, vakuutusyhtiöille, viranomaisille ja huoltoliikkeille. Viranomaistietopyyntöjen osalta toimimme lain velvoitteiden mukaan.
6.1 Henkilötietojen luovutukset
Luovutuksella tarkoitetaan tapahtumaa, jossa rekisterinpitäjä (Keeplio Oy) antaa henkilötietoja jollekin kolmannelle osapuolelle ja tämä kolmas osapuoli käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa – ei siis Keeplio Oy:n lukuun. Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville toimijoille:
Toimivaltaiselle viranomaiselle, kuten mm. Poliisi, Raja, Tulli, Vero, tai ulosottolaitokselle lainsäädännön sallimalla tai velvoittamalla tavalla, taikka nimenomaisella suostumuksellasi.
Vakuutusyhtiöt tai rahoituslaitokset, Finanssiala.
Henkilötietojen siirrolla tarkoitetaan tilannetta, jossa rekisterinpitäjä antaa henkilötietoja kolmannelle osapuolelle käsiteltäväksi rekisterinpitäjän itsensä lukuun. Esimerkiksi jonkin käsittelytoimen, kuten taloushallinnon tai järjestelmätiedon ulkoistaminen toiselle yritykselle edellyttää yleensä henkilötietojen siirtämistä.
Keräämiämme tietoja säilytetään ja käsitellään osaksi Euroopan talousalueen ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun käyttämämme palveluntarjoaja sijaitsee tai säilyttää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Käyttämämme palveluntarjoaja on sopimuksilla sitoutunut varmistamaan, että kaikessa henkilötietojasi käsittelyssä taataan riittävä tietosuojan taso.
Suojaamme henkilötietojasi häviämiseltä, oikeudettomalta pääsyltä ja muulta väärinkäytöltä asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvakeinoilla. Esimerkkejä tällaisista keinoista ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, varmuuskopioiden ja turvallisten pilvialustaratkaisuiden käyttö.
Pääsy henkilötietoihisi on sisäisesti rajoitettu sähköisellä kaksivaiheisella tunnistautumisella, sekä eri järjestelmien käyttöoikeuksien myöntämistä ja valvontaa koskevien käytäntöjen avulla. Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.
Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti (esimerkiksi algoritmin toimesta) ihmisen osallistumatta päätöksentekoon. Henkilötietojesi käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa.
9 Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käsittelylle määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei laki velvoita säilyttämään niitä pidemmän aikaa.
Kohdennettavissa olevien omaisuustietojen säilyttämisestä rekisterissä päättää omaisuuden järjestelmään rekisteröinyt henkilö itse, ja voi poistaa tuotteet järjestelmästä omatoimisesti oman käyttöliittymänsä kautta. Henkilötiedot poistuvat järjestelmästä 24 kk päästä, niiden poistamisesta.
Säilytysajan päätyttyä tiedot joko poistetaan käyttäjien tiedosta ylikirjoittamalla ne varmuuskopioista ja järjestelmän taustatiedoista varoajan jälkeen tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö tai omaisuus ei ole enää tunnistettavissa.
Alta näet tyypillisiä säilytysaikoja henkilötiedoille. Säilytysaika lasketaan esimerkiksi henkilötiedon luontihetkestä tai työsuhteen päättymisestä.
Käyttäjien rekisteröimät ja suostumuksellaan antamat henkilö- ja omaisuustiedot säilytetään 2 vuoden ajan käyttöoikeuden päättymisestä.
Yhteydenottolomakkeen kautta lähetettyjä henkilötietoja säilytetään 2 vuoden ajan
Myynnin- ja markkinoinnin tueksi käytettävät henkilö- ja yhteystietoja säilytetään 2 vuoden ajan.
10 Rekisteröityjen henkilöiden oikeudet
10.1 Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
Sinulla on oikeus saada meiltä tietoja henkilötietojesi käsittelystä tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, mahdollisimman helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Tämän selosteen tavoitteena onkin toteuttaa oikeutesi tiedonsaantiin ja auttaa sinua mahdollisimman hyvin ymmärtämään miten ja miksi käsittelemme henkilötietojasi. Mikäli et selosteen perusteella saa selvyyttä johonkin kysymykseesi, voit ottaa yhteyttä kohdan ”Yhteystiedot” mukaisesti.
10.2 Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Näin sinulla on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää ja saada jäljennös käsittelemistämme henkilötiedoista. Ohjeet tietopyynnön tekemiseksi löytyvät seuraavasta kappaleesta ”Oikeuksien käyttäminen”.
10.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus halutessasi saada itse meille toimittamasi henkilötiedot siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Tällainen oikeus on olemassa silloin, kun käsittelemme mainittuja tietoja suostumuksesi tai sopimuksen perusteella ja käsittely on luonteeltaan automaattista (digitaalista).
Tavoitteenamme on pitää henkilötietosi ajan tasalla ja poistaa tai täydentää virheelliset, puutteelliset tai epätarkat henkilötiedot tarvittaessa viivytyksettä. Myös sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot, tai täydennämme tietojasi, jotka ovat jääneet puutteellisiksi.
10.5 Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain
Suostumuksellasi
Oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
Toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
Tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.
Oikeus on olemassa seuraavissa tilanteissa:
Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa paikkansapitävyysasia selvitetään
Käsittely on lainvastaista, mutta et halua poistaa tietojasi
Me emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja ja poistaisimme ne muuten, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Olet vastustanut rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja odotetaan sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut.
10.6 Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos
Voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai
Käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, voit kuitenkin aina vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja. Vastustamisen jälkeen tietoja ei saa enää käsitellä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.
10.7 Oikeus poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus ”tulla unohdetuksi”, eli saada jotkut käsittelemämme henkilötiedot kokonaan poistetuksi. Näin on yleensä esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, jos henkilötietojen käsittely on alun perinkin ollut lainvastaista, tai mikäli sinänsä aiheellisesti kerättyjä henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tai muuhunkaan hyväksyttävään tarkoitukseen (esim. lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja).
10.8 Oikeus peruuttaa suostumus
Tilanteissa, joissa käsittelemme tietojasi sinun antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla, on sinulla oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, ei henkilötietojesi käsittelyä tai säilyttämistä enää jatketa, ellei jokin muu oikeusperuste (kuten vaikkapa lakisääteinen velvoite) edellytä käsittelyn jatkamista.
10.9 Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle
Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli uskot, että rikomme sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä esimerkiksi tilanteessa, jossa tässä selosteessa kuvattuja rekisteröidyn oikeuksiasi ei toteuteta asianmukaisesti. Suomen tietosuojaa koskevana valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen yllä mainittuihin oikeuksiisi tai haluat tarkastaa tietosi tai muuten käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä selosteen lopusta löytyvien yhteystietojen mukaisesti.
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Tietyissä lain määrittämissä poikkeustapauksissa (esimerkiksi mikäli pyydät tiedoistasi useita kopioita) saatamme pyytää sinulta etukäteen pyynnön toteuttamisen kustannuksia vastaavan maksun.
Vastaamme kaikkiin pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä (viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta) ja kerromme mihin toimenpiteisiin olemme pyyntösi johdosta ryhtyneet. Mikäli jostain syystä joudumme kieltäytymään pyynnöstäsi, ilmoitamme myös kieltäytymisestä ja sen perusteista viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Mikäli pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, saatamme joskus tarvita käsittelyyn lisäaikaa (max 2kk). Ilmoitamme tällöin lisäajan tarpeesta ja perusteista viimeistään 1 kk kuluttua pyynnön tekemisestä.
Mikäli haluat tehdä valituksen valvontaviranomaiselle, löydät lisätietoja Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa
12 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä tarkoittaa sitä tahoa, joka määrittää miten ja miksi henkilötietoja käsitellään. Keeplio Oy toimii rekisterinpitäjän roolissa Omaisuus.com järjestelmään kirjautuneiden käyttäjien henkilötietojen käsittelyssä, sekä asiakas-, myynti-, ja -markkinointitietojen osalta.
Keeplio Oy on nimennyt tietosuojavastaavan, joka toimii yrityksen sisäisenä asiantuntijana tietosuoja-asioissa. Tietosuojavastaava mm. seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa ja neuvoo työntekijöitämme tietosuojasäännösten noudattamisessa. Tietosuojavastaava toimii lisäksi yhteyshenkilönä henkilötietojen käyttöön ja esimerkiksi tietopyyntöihin liittyvissä tiedusteluissa.
Rekisterinpitäjän
yhteystiedot:
Keeplio
Oy
info@keepl.io
Y-tunnus 3562250-4
Tohmajärvi,
Suomi
Tietosuojavastaava:
Jani Kinnunen
info@keepl.io
Päivitykset selosteeseen
Kehitämme jatkuvasti tietosuojakäytäntöjämme, minkä vuoksi voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme, että aika ajoin vierailet uudelleen tällä tietosuojaselostesivulla muutoksien huomaamiseksi. Tarvittaessa voimme myös ilmoittaa muutoksista suoraan sinulle.